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卒業証明書を発行したい!添え状は必要?

   

卒業証明書を発行したい!添え状は必要?

就職先に卒業証明書を提出しなければならない時、母校に卒業証明書の発行を依頼しなければなりません。

この時添え状は必要なのでしょうか?

入れなくても大丈夫な場合もありますが、依頼するのでやはり添え状は入れておきたいところです。

母校へ依頼する時の書き方のポイントや、内定先に卒業証明書を送る時の書き方などをまとめました。

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卒業証明書の発行をお願いするのに添え状は必要なの?

卒業した大学に卒業証明書発行をお願いするとき、添え状もつけるべきですか?

引用元-卒業した大学に卒業証明書発行をお願いするとき、添え状もつけるべきですか? – … – Yahoo!知恵袋

出身校(高校)に卒業証明書を請求する場合、添え状は入れた方がいいのでしょうか?

引用元-出身校(高校)に卒業証明書を請求する場合、添え状は入れた方がいいのでしょ… – Yahoo!知恵袋

卒業証明書の発行には添え状を入れよう!書き方は?

卒業証書なのであいては学校である事は間違いありませんので「○○学校 御中」から始めます。次に頭語である「拝啓」と書き出します。

時候は特に必要ありませんので前文で例えば「貴学におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」等と書き出します。

次に卒業証明書が必要になった経緯を書いていきます。

例えば「さて、この度・・・の都合により、○○学校の卒業証明書が必要になりました。ご手配を頂けますよう何卒宜しくお願い致します。」等と書きます。

次に卒業証明書を発行する際等は、いきなり依頼文を送るよりも、先に電話等でやりとりをし、必要な送付物の確認やかかるのであれば手数料等を聞いている場合が多いのでそれらに対する回答の文章を書いていきます。

例えば「また、本日お電話にてお聞きしましたお手続きの件で必要な手数料と返信料を同封しておりますので、ご確認の程宜しくお願い申し上げます。」等と書きましょう。

次に卒業証明書が必要な時期は決まっている場合がほとんどなのでいつまでに欲しいのかという希望の文章を書いていきます。

例えば「なお、お忙しい中大変恐縮なのですが、○月○日までに卒業証明書が必要な為、ご面倒でしょうが○月○日までに小生に届くようにご配慮下さいましたら幸いに存じます。」等と書きましょう。

 

次は依頼文の末尾になります。

この時に気を付けなければならないのが結語である「敬具」です。

「拝啓」と書き出したのであれば必ず結語は「敬具」。

もし「前略」と書き出したのであれば「草々」等必ず頭語と結語はセットになっています。

間違っても「拝啓」で始め「草々」で終わったり、「前略」で始めて「敬具」で終わったりしないよう注意しましょう。

末尾の文章は例えば「末筆ながら、貴学の今後益々のご発展をお祈りしております。敬具」等と書きましょう。

これで本文は完成です。
 
この後に自分を特定できる情報を記載していきます。
 
・卒業年月日
・氏名
・学部(必要であれば)
 
は必ず記載するように心がけましょう。
 
これで卒業証明書依頼文は出来上がりです。

後、気を付けておくべき点としては、宛先は電話の際に間違いのないようしっかりと聞いておきましょう。そして、宛先名ですが「○○学校 御中」で大丈夫です。

最後に、手数料や返信料なども送付する際に現金で送付する場合であれば「現金書留」でだす必要があります

引用元-卒業証明書依頼文の書き方 | 文章や手紙などの例文・文例や記入例 書き方ボックス

卒業証明書を発行してもらったら内定先にも添え状を入れる

 

(例文)

----------------------------------

                           20xx年○月○日

○×△株式会社 採用担当者様

                             〒000‐000
                     ○○県 △△市 ××町0-1-2-3
                       連絡先:090‐0000‐0000
                        e-mail:xxx@yyy.ac.jp
                      ○○大学 △△学部 ××学科
                              Fラン 太郎

 

            応募書類の送付について

 拝啓、貴社益々ご清栄のことと、お慶び申し上げます。 先日は、会社説明会に参加させて頂き、誠にありがとうございました。 貴社の採用試験に応募させて頂きたく、以下の書類を送らせていただきます。 ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ご査収よろしくお願い申し上げます。

  1. 履歴書
  2. 成績証明書
  3. 卒業証明書

なお、「卒業見込み証明書」と「健康診断証明書」につきましては、大学側の都合により発行が4月以降となり、同封が間に合いかねる状況にございます。お手数ではございますが、いましばらくの猶予を賜りましたら幸いに存じます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

                                敬具

----------------------------------

 
 

3.送付状を書くときのポイント

・一般的にA4に書きますが、それ程文章量はありませんので、Wordですとフォントは12pxくらいにして、書くと見やすくなります。

・手書き派と、パソコン派がいますが、これは相手の人事がどの様な考えの方かによりますが、私の知り合いの人事の方は、「送付状は形式的なものなので、別に手書きでなくてもいい」という方がほとんどでした。

引用元-送り状の書き方と例文 | Fラン理系の就活対策

内定先には卒業証明書以外に提出するかもしれない書類が多い

入社手続きのため提出するかもしれない書類①:免許・資格関連

職種によっては、ドライバーの無事故証明書や、医療職の資格取得証明書など、その業務を行うために必須な資格を持っているという資格証のコピーや、その職に就くための知識や能力の証明をできる書類の提出が求められます。

入社手続きのため提出するかもしれない書類②:卒業証明書

通常、転職では要求されませんが、第2新卒などケースに応じて求められるケースがあります。卒業した学校が遠いようであれば、事前に書類の提出が必要か確認しておくと安心です。

入社手続きのため提出するかもしれない書類③:身元保証書

会社オリジナルの書類に身元保証人となる人が署名・捺印して提出するのが一般的です。
会社によっては、保証人の条件が決められていたり、2名以上の身元保証人を求められるところもあります。

入社手続きのため提出するかもしれない書類④:従業員調書

人事管理のための基本資料として提出を求められる書類です。

企業によっては履歴書で代替されるので、あまりこの書類の提出を求める企業は少ないかもしれません。

入社手続きのため提出するかもしれない書類⑤:健康診断書

「生活習慣病検診」などが加わるケースもありますが、各企業が定める定期検診に準じたものが主流となっています。

なお、検診場所を指定されることもあるでしょう。

健康診断書の提出を求められ、前職で受けた健康診断から時間が経っていれば、健康診断を受けて手に入れましょう。

入社手続きのため提出するかもしれない書類⑥:住民票記載事項証明書

会社が住民税などと関係した現住所確認のために提出を求められる書類です。

個人情報保護の観点から「住民票」そのものの提出は減る傾向にあるため、住民票記載事項証明書の提出させる企業が増えてきています。

引用元-内定後に提出が必要な入社書類一覧と添え状のマナー【テンプレートあり】|キャリアパーク[就活]

卒業証明書発行にかかる料金

発行にかかる料金は、大学や専修学校が発行する卒業証明書・卒業見込証明書は、私立大学の場合は有料[3]であることがほとんどである(国公立大学の場合はこの限りではなく、郵送料のみというケースもある)。

高等学校も、公立であれば管理する地方自治体の条例、私立であればそれぞれの学校が定めた規則に従って発行手数料がかかる。一方、中学校や小学校では、郵送料を除き無料で発行される。

引用元-卒業証明書 – Wikipedia

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