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pta役員決めの為に文書の書き方

   

pta役員決めの為に文書の書き方

pta役員決めと聞くと、たいていのお母さんは嫌なものだと感じているのではないでしょうか。

しかし、pta役員を選出する方はもっと大変です!

決め方は学校によって色々ありますが、ここでは役員を決める為に保護者を召集する文書の書き方についてまとめてみました。

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pta役員決めの文書の書き方を教えてほしい

今、次年度PTA役員選出集会の召集の案内書を作っているところです。

でも、文章をどう書けばいいか迷ってます。(特に委任状の文)

参考になる文章あれば教えてください。

引用元-今、次年度PTA役員選出集会の召集の案内書を作っているところです。でも… – Yahoo!知恵袋

pta役員決め召集の文書を作成する時に気を付ける事

《こんなところに気をつけよう》

●基本的には学校が作成している文書、ビジネスマナー本「ビジネス文書の作成」というページ、「実用手紙の書き方」などを参考に。
ひな型は決めてしまえば、あとは季節の言葉や開催要項などを変えていけばいつでも使えます。

●客観的に5W(何を・いつまで・どこで・誰と・なぜ)2H(どのように・いくらで)のみを書くとそれで仕上がります。所感は必要ありません。
心温まる言葉もいりません(笑)。

●文書は簡潔に。1文ずつは短く。
接続詞で文章につなげて長くすると読みにくくなります。

●PTAからの文書で困るのが「問い合わせ先」がハッキリしないことです。
「クラスの学級委員に連絡してください」「各クラスの担任の先生まで」など、問い合わせ先があると親切です。

●申し込み用紙を添付する場合は、参加者氏名(申込者氏名)は保護者名を書くのか子どもの名前を書くのかを明記しましょう。

●文書はできるだけ1枚に収めます。
2枚以上になるとパンチでとめる必要がでてきて面倒です。

●「保護者のみなさまにおかれましては…」などと書くと
「同じ保護者なのに、そこまで丁寧に書く必要があるの?」という疑問が役員内でフツフツを湧き上がることがあります(笑)。
こうした言葉は、基本的には「今日はいいお天気ですね~(^.^)」と同じです。(気持ちはわかるけど、本当にへりくだっているわけではないです(^_^;。)

引用元-PTA文書の作り方

pta役員決め召集の文書例

               ○○年○月○日
○年生保護者 各位
              ○○○○小学校PTA
              ○年学級部長 ○○○○
              副部長 ○○○○

        学級懇談会のご案内

 立春とは名ばかりの厳しい寒さが続いておりますが、保護者の皆様にはますますご健勝のことと存じます。
 さて、2月○日(○)に行われる学級懇談会におきまして、新年度の学級PTA役員2名(学級部長・副部長)を決定する話し合いを実施いたします。ご多用中とは存じますが、大事な話し合いですので何卒ご参会くださいますようお願い申し上げます。

            記

     1.日時  平成○○年2月○日(○) 授業参観の後
     2.場所  ○年○組の教室
     3.議題  (1)学級目標の反省
          (2)学級担任より
          (3)来年度の学級PTA役員2名の選出
          (4)その他

※やむを得えず欠席される場合は、委任状を○月○日までに学級担任までご提出下さい。

   ——————– キリトリ ——————–

             委任状

 私は、平成○○年度学級PTA役員選出に関する一切の権限を
(          )に委任します。

※代理人の記載がない場合は、現役員に一任とさせていただきます。

備考

               平成   年  月  日

               年  組  保護者氏名         印

引用元-学級PTA懇談会の案内状 | 手紙の書き方大事典

役員決めで文書を作成して良かった!

文書の内容は

例年決まらない6年生だけど、今年は気持ちよくスタートきってみんなでたのしく卒業式をもりあげましょうよ!

万が一、決まらなかったら、後日再度召集しますと脅かし(笑)も入れ、欠席届を提出してもらうことに。

欠席届の中に

・決まらなかったら引き受けてもいい
・引き受けられない事情がある

とご意見欄を作って出しました。

理由を書いてもらうのは敢えてやめました。
プライバシーに関わることもあるし、気持ちのある方はご意見欄に必ず記入してくれるから。

お手紙チェックできない事情のある方は担任から報告済みなので、未提出なのは、だらしない人か、どうにもならない人って思われていいと考えている、ツワモノ!

こちらからごめんなさい。

子供が見せないというのもあるかもしれませんけど。

それで作成した文書を役員とご近所さんと夫にみてもらい、いいたいことが伝わっていたようなので、学年主任、副校長、PTA本部に了解を得、ぎりぎり配布ができました。

当日~

挨拶では、

「こう見えて小心者なので、あんな手紙を出してしまい、刺される覚悟で参りましたが、みなさん暖かく受け入れてくださいまして感謝してま~す。この感じでチャチャッと決めて、さっさと帰りましょう~」

とかる~く(笑)

欠席届に、役員をやってくれると記入してくださった方がいて、おもいっきり生電話(古い!)で

「役員おねがいしますよ~おくさん~」

をしなくて済みました。(これが後々後を引く、、、、、)

役員経験済みの方からは、「文書があってよかった」、ターゲットの「あわよくば、、」の方々からは「文書をみて腹を決めた」と言われたので、出しておいて、よかったんだと思いました。

面白くない方もいらっしゃると思いますが、役員を決めるという目的が達成されたので今回はよかった、よかった。

引用元-役員決め|あんみつの日々是気付

6年生の役員決めは本当に大変!

役員選出の実態

裁量が大きくなる代わりに仕事量も増えるため、立候補で本部役員が決まることはまずないというのが実情です。

そこで必要になるのが、役員になってもらうためのお願い活動。

電話連絡はもちろん、自宅に直接訪問して頼み込むということも珍しくないのだとか。

タイムリミットがあるため、1〜3月は特に大変なようです。

ただし、あまり好ましくない人選をしてしまうと次年度に残る役員に迷惑をかけることになるため、誰でも良いというわけにもいきません。

せっかく決まったと思っても、現役員に却下されることもあるなど、PTA活動で最も大変なことのひとつと言われています。

子どもの学年によってキツさが変わる?

多くの小学校では、「6年間のうちに1度はPTA役員にならなければならない」という暗黙のルールが作られていることがあり、どの学年で役員を務めるのかというのも保護者の悩みどころ。

このPTAの役員決めは、「子どもの学年が上がっていくほどに修羅場と化す」と言われています。

入学直後であれば保護者同士の関係もまっさらな状態であるため、複雑な人間関係に悩まされることが少ない可能性があります。

しかし、学年が上がるにつれ親同士の好き嫌いやいざこざも生まれており、気を使わなければならない場面というものが増えることに。

他に、小学校の卒業時に行われる『謝恩会』の準備は誰もが嫌がるようで、6年生のときの役員は絶対に避けたいもののようです。

一般的には、「慣れていないことの言い訳ができる」「早くに他の保護者と仲良くなれる」という理由から、1〜3年生のころにやっておきたいと考える人が多いようです。

ただし、全く知らない人の中で活動することに抵抗がある人もおり、1年生のときの役員は避けられる傾向にあります。

引用元-PTA役員と仕事を両立させて乗り切るコツ3つ | パピマミ

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