食べる事・遊ぶ事・生活についてなど気になった話題をまとめています。

晴れ時々幸せ

今更聞けない代理メールを送る時の文面について

   

今更聞けない代理メールを送る時の文面について

仕事で上司の代わりに代理メールを送る際、文面をどのようにしたらいいか迷う時がありますよね。

でも、今さら常識的な事は中々聞きにくい・・・。

先方に正しいメールを送るためにも、ビジネスメールの常識についてまとめてみました。

スポンサーリンク


  こんな記事もよく読まれています

85bfd1d1c50f80df7fb05d27458e8f85_s
教授にメールを送る時に確認するべき事とは

大学では教授とメールでやりとりが増えますが、内容などが失礼で...

d25f89457a521ca1bfbe20c3db6e1839_s
一週間でピアノ一曲弾けるようになるのか

ピアノ初心者では、一曲弾けるようになるまでにどれくらい時間が...

1a2feadf0a303dafa696f361893533e3_s
看護師になるなら専門学校が安い


近年、看護師は需要の高い職業です。

24b43abf70bc73263ab3889d6a83450d_s
社会人の大学受験、予備校に行った方がよいか!?


高校生の時は将来の進路があいまいで、大学なんて考...

434107de3f46157aa5cfb58825d2d151_s
年金の加入期間が足りないとどうなる?

年金の加入期間は25年となっていますが、この加入期間が少しで...

922879dd2d60c12642f6aa808e9544c1_s
郵便局の保険で養老保険って何?賢い使い方とは?


郵便局の窓口で養老保険を勧誘された。そんな経験は...

614d85b0c532a0a15497ba57dae94fb0_s
お風呂の掃除用洗剤の収納方法

お風呂場の浴槽は、毎日掃除しますよね。
<...

272fee2fcca82c3a2d7a3de26f9e2682_s
生理前に子宮の位置が変わるって知ってた?

生理前になると子宮の位置が下がってくる事を知っていますか? ...

c859d4ac191d1f424eee2f58e6ac801f_s
紅茶の茶葉のおすすめはどこのブランド?


今までティーバックの紅茶しか飲んだことがなかった...

4ac17efd0f32474f9a2b15a39a045e24_s
友達との旅行!計画はしっかりと

今度の休暇には友達との旅行が待っている♪
...

a5e1f5fc8b8a7ae28342c6be0f8b7c8c_s
年金受給の時には収入に気を付けよう

定年は60歳のところが多いですが、60歳になっても働き続ける...

6ffc3df7d4f1bec28efa98835032caf6_s
子供が友達とトラブルになったとき親はどうする?

子供が友達とトラブルになった場合、親としては心配になってつい...

6e3f53ee03c16d4bfb64672e13a30c86_s
アスペルガー症候群は英語が苦手って本当ですか?


英語が苦手なのはアスペルガー症候群だからなのでし...

7e0baa7a3d8e961827630da5fd7cabfb_s
原付の一時停止で違反をとられた!

ちょっとそこまで~という時は車よりも原付の方が気軽に乗れます...

b4c8ab727c674e0695a851c3c2cd530d_s
あれ?一時停止してない!違反点数は?

あれ?ここって一時停止しないといけない場所だったけ?

89ca3d8c8e5756bf0705659df8921b7b_s
日本生命の保険を解約したい

日本生命の保険を契約しているけれど保険会社乗換えや、支払いが...

e486bcc0da78030bfeb6b62da4b6f9d4_s
大学の単位はテストの点数だけじゃない!

大学で単位を落とさないためには60点以上の点数を取らなければ...

9b958d2410d5dbbd9be6904c726e8ff9_s
知ってる?ドイツの音楽留学が人気なんです!

音楽を本気で勉強したい!

そん...

ea00dfa01523aafb4e860d1d0d0eb69e_s
twitterって、登録した電話番号削除すれば快適かも


twitterでフォローする為に電話番号の認証が...

35bc3a574dda0450093efa644f79abea_s
バイクのマフラーの焼けを綺麗に落とすには???


バイクのマフラーの焼け具合にこだわりますか? ...

スポンサーリンク


代理でメールを送りたいけどこの文面でいいのかわからない・・・

営業のアシスタント業務を行っています。

代理でメールを送信する場合について教えてください。

通常 代理でメールを送る際は、始めに「●●の代理で・・・」と記しているのですが、「担当営業が既に作成した文章」を代理で送信する場合はどうすれば良いのでしょうか?
担当営業からは「担当営業の名前」で始まっている文章を渡されています。

添付する見積書に 外出中の上司の承認をもらってから送信するのですが、上司が帰社する前に 担当営業が外出してしまうため、代理でメール送信することになりました。

今回は急いでいたため 自己判断で文章に加筆して送信してしまったのですが、今後のこともあるのでご教示いただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

引用元-代理でメールを送信する場合 – その他(ビジネス・キャリア) 解決済 | 教えて!goo

代理メールの注意点、文面に気をつけて

代理メールの注意点①:代理であることを明記する

最初の注意点は、誰が誰の責任の下で書いたビジネスメールなのか明らかにすることです。

上司の代理でビジネスメールを作成するとき、上司の名前を騙っては、相手は上司からメールが来たのだと誤解します。

また、反対に代理であることや上司の氏名を書かず、あなたの氏名だけでメールを送ると、そのメールや案件の責任者はあなただと相手は誤解します。

その結果、余計なトラブルを引き起こす可能性もあります。誰かの代理でビジネスメールを書くときは、代理であることを必ず明記しましょう。

文中で責任の所在を明らかにする

代理で書くビジネスメール本文では、まず会社名とあなたの氏名を明記し、その後上司の指示により代理でビジネスメールを送信したことを書きます。

文中に「○○(上司氏名)の指示によりメールを送信しました」というように書いておけば、そのビジネスメールの責任の所在が相手にも伝わるので、誤解が生まれることがなくなります。

責任の所在を明らかにすることは、代理でビジネスメールを書く上でトラブルを防止するための重要な注意点です。

代理メールの注意点②:余計な付け足しはしない

次の注意点は、上司の指示通りのビジネスメールを書くということです。

上司の代理でビジネスメールを作成するときには、上司に指示された内容のみを書くようにしましょう。

あなたの考えや補足説明などを書いてしまうと、それによって誤解を招く恐れがあります。

上司の代理でビジネスメールを書くときには、メールの責任者である上司に指示された内容のみを書き、余計な付け足しはしないようにしましょう。

付け足す場合は該当箇所の責任が自分にある旨を明記する

確認せずに文章の付け足しをすると、先方、上司、両方に迷惑をかけてしまう可能性があります。

どうしても補足しなければいけないことがある時は、その部分の責任者が上司ではなくあなただと明示しなければならないことも、重要な注意点です。

また、代理で作成したメールに補足や説明をつけ足すときには、上司に「この内容でよいか」の確認をとってから送信しましょう。

勝手な行動を慎むということは、どんな場面においても重要な注意点です。

引用元-ビジネスメールを上司の代理で送る時の注意点3つ | ビジネスマナーのことならキャリアパーク

代理メールの注意点、文面に連絡先を明記することは忘れずに

連絡先を明記する

忘れてはいけないのが、連絡先をはっきりと分かるように書くことです。

メールでの連絡の場合、通常は返信で連絡を取ればいいので連絡先の記入を省いてしまうことがありますが、代理で作成されたメールの場合は連絡を取りたいときに上司に直接連絡を取ればいいのか、このメールに返信すればいいのかが分からなくなってしまいます。
メールの最後には必ず連絡先を明記し、上司が対応するのか代理人が対応するのかも書いておきましょう。

代理でメールを書くように頼まれるのは珍しいことではありません。忙しい上司ともなればメール作成の時間も惜しいものですし、パソコンに不慣れでメールの代筆を頼む上司もいます。

簡単な仕事だからといって疎かにしてはいけません。

連絡業務は一見、簡単に見える仕事ですが、わずかなミスが大きな損失につながりかねない重要な仕事です。気を引き締めて、ミスが無いように代理メールを作成してください。

引用元-“ちょっとしたミス”が大きなトラブルのもとに!上司の「代理」でメールを送る際の注意点|U-NOTE [ユーノート]

イラッとさせない、ビジネスメールの常識・非常識

本当はイラッとされているかも?
ビジネスメールの常識・非常識

日常的にやりとりするメール。

だからこそ、自分では「そういうもの」と思っていたメールが、相手に「気がきかない」「仕事ができなさそう」と思われてしまう非常識メールになっているかもしれません。

自分のメールと比べながら、チェックしてみてください。

よかれと思ったその一言、余計では?

最近はプライバシー問題にも注目が集まり、いろいろな問題も起きています。

ビジネスメールでも同様、自社・他社問わず、必要のない個人の情報は書かないよう気をつけましょう。

特に、社内の人間の欠勤や休暇の理由などはなるべく伏せ、下記のように伝えるのがベター。

(○○部長に確認しなければわからないことがあるとき)

× 申し訳ありません。
  上司が休暇で家族旅行に行っておりまして、
  この件について確認がとれません。

○ 申し訳ありません。
  本日上司が不在にしておりますので、
  この件についての確認がとれません。


引用元-本当はイラッとされているかも?ビジネスメールの常識・非常識|知らないと恥をかく ビジネスメール文章術|ダイヤモンド・オンライン

メールで添付資料を送る時に注意すること

添付資料

メールではデータを添付して送信することができます。

しかし、添付するファイルによっては、メールの受信者に迷惑をかけてしまう場合もあります。

以下、主な注意点をご紹介します。

ウイルスに感染していないか確認する

添付したデータやメールにウイルスが感染していた場合、受信者に大変な迷惑をかけることになります。

個人情報の漏洩や社外秘情報などが流出してしまうと、個人間での問題では済みません。
また、例えウイルスを駆除することができたとしても、送信者に対する信頼回復の見込みは限りなくゼロに近くなってしまいます。送信前に必ず確認をしましょう。

送信前にウイルスに感染していないか、チェックするツールもあります。一部紹介しますので、ぜひ利用してみてください。

So-net ウイルスチェックサービス
ぷらら 送信ウイルスチェック
CYBERHOME メールウイルスチェックサービス

ファイルの種類を確認する

自分が使っているソフトが相手のパソコンに閲覧できるソフトが入っているとは限りませんので、相手に確認をとる必要がある場合もあります。

特に、パワーポイント(ppt/pptx)やフォトショップ、イラストレーターなどで作成した画像データ(.ps/.ai)などは注意が必要です。

以下のようなファイルは、ほとんどの環境で閲覧することができます。

・JPEGファイルの画像(jpeg/jpg)
・Word文書(doc/docx)
・Excel文書(xls/xlsx)
・PDFファイル(pdf)
・テキストファイル(txt)
・圧縮ファイル(zip)

ファイルのデータ容量を確認する

相手が利用しているプロバイダによっては、メールサーバの使用量に制限があったり、一回で送信(受信)できる要領に制限がある場合がありますので、相手に確認をとる必要があります。

いずれにせよ、大量のデータを送信する場合や、多くのファイルを送信する場合は、圧縮して受信しやすいようにしましょう。

ファイルを添付していることを文面に記載する

ファイルが添付されていることを文面に記載し、ファイルを開く前にどのようなファイルなのかを相手に知らせる必要があります。

内容の要約、データ量などを記載するといいでしょう。

例:「合同会議のご案内」に関しました次の2点を添付いたしますので、ご確認ください。

・「合同会議のスケジュール」(docx形式)
・「会議内容についての概要」(PDF形式)

引用元-ビジネスメールとは〜今さら聞けない書き方マナーまとめ|ferret [フェレット]

twitterの反応

 - 仕事・就活

ページ
上部へ