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晴れ時々幸せ

今さら聞けないアクセスの基本!抽出が条件以外の場合!

      2016/01/12

今さら聞けないアクセスの基本!抽出が条件以外の場合!

売り上げデータの中に顧客名を入れたり、会社の経理や販売のデータを分析したい時、もちろんエクセルでもできるけど、件数が多くなってくると加工が複雑で難しくなりますよね。

そんな時に、データを入力して加工や分析まで一気にできるのがアクセス!

ある一定条件以外のレコードを抽出したり、複数のデータのマッチングなど、基本的なことは、日ごろから使っていないと忘れてしまいがちです。

今回は、これだけは押さえておきたい!

アクセスのクエリについて初心者向けに調べました。

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Q.アクセスで条件以外のレコードを抽出するにはどうする?

クエリで、抽出条件(文字列)以外のレコードを全て抽出したいのですが、うまくいきません。

そのフィールドには空白もあり、抽出条件を「Not In (“A”,”B”)」とすると、
“A”,”B”以外の文字列が抽出され、空白のものは抽出されません。

「”A”や”B”でない、他の全てのレコードを抽出したい」という場合、どのようにすればよいのでしょうか?

引用元-ACCESS クエリ 条件以外のレコードを抽出するには?- オフィス系ソフト | 教えて!goo

A.一般的な回答。アクセスの条件以外のレコードを抽出する場合

抽出条件欄にNOT IN (‘A’,’B’)とすれば商品Aと商品Bは除かれます。

除きたいものが増えても括弧の中に,商品名で増やせます。

お試しください。

引用元-access クエリで複数の抽出条件があった場合、どのように条件を設定したら… – Yahoo!知恵袋

アクセスで条件以外抽出などの表わし方

・テキスト型フィールドを使ってレコードを抽出する場合は,抽出する値をシングルクォーテーション(’)で囲みます。

・日付型フィールドを使ってレコードを抽出する場合は,抽出する値をシャープ記号(#)で囲みます。

・数値型フィールドを使ってレコードを抽出する場合は,そのまま記述します。

・比較演算子/論理演算子/算術演算子を使って抽出条件を記述します。論理演算子を利用してフィルタを設定する場合,1文で記述すると(”)ダブルクォートの設定がわかりづらくなるので,別々に条件を設定して,文字列を連結した方がよいでしょう。

引用元-アクセスVBA講座_基礎編_レコードの抽出

クエリの種類を知って、アクセスをもっと使いこなそう!

選択クエリ
Accessでもっとも使用する機会が多く、基本となるクエリです。抽出や並べ替えをおこなったり、複数のテーブルを共通なフィールドで結合して、必要なデータを取り出すことができます。

パラメータクエリ
抽出条件をパラメータ値(抽出条件となる値)として実行する選択クエリです。実行時には[パラメータの入力]ダイアログボックスが表示され、その都度、任意の抽出値を入力することができます。

重複クエリ
テーブルに重複した値のあるデータがあれば、そのレコードを抽出します。重複クエリを実行して、不要なレコードがあればデータシート上で削除することもできます。削除した結果は元になるテーブルに反映されます。

不一致クエリ
2つのテーブルを比較して、主となるテーブルと比較するテーブルとの間で一致しないレコードを主となるテーブル側から抽出します。

集計クエリ
テーブル/クエリのフィールドをグループ化して各グループごとに合計値や平均値などを集計します。

クロス集計クエリ
レコード数のカウントや合計値、平均値などの集計値を1行ごとに表示し、行見出しと列見出しとして、データシートの左端と上端にそれぞれ配置して、それぞれが交差するセルにデータを集計します。

更新クエリ
1 つまたは複数のテーブルにあるデータを、指定した条件で一括更新します。

削除クエリ
1 つまたは複数のテーブルから、指定した条件でレコードを削除します。

追加クエリ
1 つまたは複数のテーブルのレコードを、指定したテーブルの最後に追加します。

テーブル作成クエリ
選択クエリの実行結果を元にして、新規のテーブルを作成します。

SQLクエリ
SQL(Structured Query Language)ステートメントで定義するコマンドを使って作成します。
以下のクエリもSQLビューと呼ばれる画面でおこないます。

引用元-クエリの種類 

アクセスの面白い活用方法

Accessは、VBAというプログラミング言語で、プログラムを書くことができます。

実はプログラムを使えば、インターネットにアクセスすることも可能なんです。

例えば、ブログなどで使われているRSSや、XMLを取得できます。

私は「今、どんなキーワードが検索されているか」調べるために、検索サイトで公開されているRSSを取得し、Accessで集計したことがあります。

まさにリアルタイムで情報が変化していくので、便利でした。

株価やオークション情報を取得することも可能です。

また、Accessでメールサーバーに接続すると、メールを送受信することができます。

Accessはデータベースソフトですから、情報の蓄積は大得意です。

まさにメールソフトとして使うには最適、最高なんです。

テーブルに蓄積した顧客メールアドレスに送信したり、受信する時には、自由自在にいろんな条件を加えることができるので、迷惑メールなんか100%シャットアウトすることが可能です。

他にも社内の報告書を特定のメルアドに送信するように決めておけば、本文を解析して、データベース化するなんてことも簡単にできます。

Webサイトのフォームから送信したメールをAccessで受信すれば、ネットショップや旅行会社の予約システムを構築することさえできるのです。

このようにAccessをインターネットにつなぐことで、アイデア次第で活用範囲は大きく広がるんです。

引用元-Accessの面白い使い方とは?: Microsoft Access初心者入門講座

アクセスとエクセルでは、どちらが良いか?

ExcelとAccessでは特徴が異なります。そのため、「一般的にどちらが優れているか」という比較は、あまり意味が無いように思います。

Accessは、Excelと比べるとデータ管理では分がありますが、その分覚えるべき点も増えます。ソフトの特性だけでなく、自社で専門となるべきスタッフが準備可能かなども考慮する必要があるかもしれません。場合によっては専門家にも確認する必要があるかもしれません。

(ExcelよりもAccessを先に触れると「Excelが使いにくい」という人もいます)

またExcelでもAccessような仕組みにすれば、(規模にもよりますが)稼働に耐えられることも十分に考えられます(弊社では過去に100万件以上の名寄せ作業にExcelを使用しました)。一方で複数のPCから安定した使い方をしたい、他システムとデータの連動をする等を考慮するならば、Accessの方が相対的には適しています。

このように色々な要素をもとに「どちらが良いか」、「どちらが適しているか」を判断することがベターであるとも言えます。

(経験的には、Accessなどのデータベースを使ったことのあるスタッフなどがExcelでデータを作るとセルの結合がなく、規則性のある体系になっていて非常に管理しやすく作られることも多いように思います)

引用元-ExcelとAccessの違いをExcelの目線で言うと・・

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