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晴れ時々幸せ

仕事でのメールが怖い・・・そんなあなたに

   

仕事でのメールが怖い・・・そんなあなたに

仕事で上司や取引先とのメールが怖い・・・という人も少なくないはず!

特に仕事でミスをした時に上司への報告メールなどは怖くてなかなか出来ないですよね。

しかし誤魔化さずにきちんと報告しなければなりません。

上司に報告メールをする際のポイントなどをまとめてみました。

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もう怖いと思わない!仕事のメールでの作法

メールをする上でのお作法とか

今一度、メールの送り方について整理しておきましょう。

☑返信メール以前の心得

仕事のメールで押さえておきたいポイントはどこに有るのでしょうか?
意外と悩むところです。

単にビジネスマナーを強く意識した文章でも実は、それ以前に問題が有ったりします。

頭に入れておきたい事前事項

新しい職場や、新人の頃は必ずメールの書きっぷりを先輩社員に確認してもらうのが良いです。

この時、メール本文を紙に印刷し、赤ペン先生になってもらいましょう。

逆に何事も確認することが、職場の円滑なコミュニケーションのひとつでもありビジネスマナー以前の大切なお作法です。

つまり、かっこつけて勝手な自分の判断で物事を進めないこと。

なぜなら、メールは証跡になるからです。

つきつめると、

返信メールは何らかの回答となることが多い
⇒トラブルになったときの証拠にされる。

これは、自分が軽い気持ちで返信したメールだって、取引先にしてみれば証拠となります。

金額、数量、期日、と言った約束事は特に注意が必要です。

この辺り「新人だから~」で通用しない事も有るので注意が必要。

日ごろ、人当たりもよく親切なおっさんだなぁ~って思っていても、トラブルになったとたん怖いくらい厳しい言葉をを浴びせてくることだってあります。

何事も確認が大切です。

特に、新しい会社や職場では、内部で報告や承認を経なければ回答できない事が多いははずです。

また、社内メールなら、円滑な組織運営や自分の評価にもつながる意外にして大切な側面があります。

次に、気をつけたいのがメールの文章の中での誤変換。

・メールの間違いは指摘してくれない事が多い。
⇒取引先はメールの誤字や脱字などはスルーします。

誰しも一度や二度の間違いはありますが、常に誤字を連発しているようでは、あいては残念なヒトの烙印を押された状態で接してきます。

社内メールなら、失笑を貰い、小ばかにされ続ける運命が始まります。
(極端な場合ですよ。)

これは、今後仕事をしていく上で、圧倒的に不利。

ビジネスマナーとして返信メールで例文の丸写しや、些細な文字の間違い、誤字脱字で死活問題になることは少なくても、誤送信は内容によってはセキュリティー事故として、対外的にエスカレートしてしまったら、高額な損害賠償へ発展してしまうこともあります。

引用元-メールの返信マナーとは?ビジネスで失敗しない例文はコレ! | 猫の手も借りたい

仕事でのミス!怖いと思ってもメールででも報告を

■叱られるのが怖い→誤魔化したらもっと怖い

叱られるのは嫌なものです。自分のしたことの大きさが分かっていればなおさら怖いものです。

でも、その怖さのあまり報告しないのでは、さらに怖いことが待ち受けています。

もし、ミスに気付いても適当に誤魔化したとしましょう。

すぐにはバレずに済むかもしれませんが、結局どこかで気付かれて、「なんであのときすぐ言わないんだ!」と余計に叱られることになるでしょう。

しかも、ミスした直後ならフォローできたかもしれないのに、時間がたってしまっては取り返しのつかないことだってあります。

叱られるのがちょっと怖いからと、ミスを素直に報告しなかったばかりに、結果的に会社に損害を与えてしまったり、自分の信用を落とすことになってしまうのです。

そう知っていれば、たとえメールでも構わないので、問題があればすぐに上司に報告するよう動けるでしょう。

■メールの件名、一言に気を付ける

メールで報告する場合、まずは件名に気を付けましょう。

「Aプロジェクトの件」などとあいまいな言い方をせずに、件名の時点ですでに

「【問題発生】システム仕様に指示ミス→納期遅延の可能性(Aプロジェクト)」

などと具体的に記すと良いでしょう。

どこかで上司がパソコンを開いていれば、すぐにメールに気付くことができます。

すぐに気付かなかったとしても、まとめてメールチェックをするときには必ず気付くことができるので、報告漏れを最大限回避することができます。

さらに、上司へのメールですから、本文も簡潔に明確に書くべきです。

お詫びすれば済むことであれば、

「○○の件でお詫び申し上げたく、ご連絡いたしました」と冒頭に一言書きましょう。

何らかの対応策がすぐに必要な場合、問題点をまず書いてから、最後に一言だけお詫びを入れておきましょう。

本格的に反省したり改善点を見つめ直すのは、対応が済んでからにしましょう。

引用元-もう怖くない! 仕事のミスをメールで報告するときの心構え – ライブドアニュース

仕事のメール返信がない!メール世代は電話が怖い

ナメてんのか?返信しない理由をリサーチした

そこで、周囲の20~30代に「返信しない理由」をリサーチしてみました。

●受信トレイがグチャグチャで、大事なメールが埋もれる

受信トレイが無駄メールの山。

関係者みんなにいちいちCCやメーリングリストで送ってきたり、名刺交換した社外の人が勝手に会社のリリースや自分のメルマガみたいなのを送りつけてきたりする。

で、たまにくる大事なメールを見落とすか、あとで返信しようと思ってるうちに前に2ページ目にいってしまい、忘れる。

●Gmail利用でさらにグチャグチャになる

今、複数のメルアドをGmailでまとめて見る人が増えている
(「ビジネスメール実態調査2012」でも、仕事で使うのはGmailがトップで利用率35%)。

するとGmailの受信トレイは、個人メールやら楽天市場のメルマガやら、ヘタするとFacebookの友達申請まで並んでカオス状態に。

しかも自動フォルダ分けができないので、ますます仕事メールを見落とすか返信し忘れる。
(筆者のGmailも、最初の画面25通のうち、大事なメールは3通だけだった。フィルター設定でメルマガ等をハジくことはできるが、けっこう面倒)

●スマホで読んで、あとで返そうとして忘れる

外出先でスマホで読んで、あとでPCから返信しようと思ったら、PCで「未読」になってないため、そのまま忘れ去る。

●でも電話するのはちょっと怖い

返信を忘れるなら電話すれば早そうなものだが、メール世代は電話が苦手。電話が怖い人もいる。

よほどの緊急事態でなければ「電話しよう」なんて思わない。

結局、メール洪水・情報洪水で、優先順位がグチャグチャになっているのです。このままいったら脳内まで受信トレイのようにグチャグチャになりそうです。

引用元-イラッ!「仕事メールに返信してこない人」が増加中 | 女子SPA!

上司への報告が怖い時の克服法とは?

上司への報告が怖くなくなる仕事術①:悪い報告ほど早めに伝える

上司が喜ぶ報告であれば怖いと思っても、まだできると思います。

しかし、怒られそうな内容の報告は本当に怖いと感じてしまい、できないようになりますよね。

でも、いつ上司に報告しようかとタイミングを計っているうちに、どんどん遅くなり、本格的にやばくなって上司に報告したときには「何でもっと早く言わないんだ!」と叱責されてしまうのです。

「悪い報告ほど早く」が、上司への報告の原則です。

上司への報告が怖くなくなる仕事術②:良い報告ほど控えめに

上司が本当に必要としている報告は、いい情報より悪い情報なのです。

上記のように手遅れにならない段階で報告してくるかどうかが問題です。

報告できないのは叱られてしまうからですが、早く済ませれば案外小さく済むものです。

良い内容でも報告する必要のない事であれば、わざわざ報告しても上司の時間を奪ってしまい、不機嫌にさせてしまいます。

良い報告は簡素にすれば怒られる事もなく、怖いと感じるトラウマが生まれずに済みますので、報告できない体質も治るでしょう。

上司への報告が怖くなくなる仕事術③:結果から話す

上司への報告が怖いと感じるのは、自分か、他の社員が上司に報告して怒られているところを目撃したから、というケースも多いでしょう。

上司への報告が怖くなくなる克服法として、結論から話す報告方法を取り入れてみましょう。

上司にも仕事があります。回りくどく話していると肝心な事が伝えられずイライラさせてしまいます。

引用元-上司への報告が怖くなくなる究極の克服法6選 | ビジネススキルのことならキャリアパーク

休日に仕事のメールをしてくる上司にモヤモヤ

週休2日でフルタイムのお仕事をしているのですが、休みの日なのに上司からメールで仕事の連絡が来るのにモヤモヤします。

電話など直接的な手段でなくても、気軽に連絡が取れてしまうこの頃では、仕事とプライベートの区切りをつけるのはとても難しいと感じています。

上司が、自分の好きで休日に自宅等で仕事しているのは構わないと思いますが、書類を送ってきたり、仕事の指示を休日の夜にしてくるのはちょっと常識外れな気がしています。
ほとんどの場合、急用ではありませんし、変な話、仕事している週5日の間に直接話をするなり、書類をくれるなりは十分にできると思います。

私を含め、関係するチームのメンバーの仕事内容は決して遅れているとか、さぼっているとかいうわけではありません。

ただ、休みの日には自分の時間を過ごしてリフレッシュして、来週からもいい気分で仕事したいだけなんです。

せっかく映画を見たり、外食したり、好きな音楽を聴いたりして気分よく過ごしていたのに、その上司からのメール一通で台無しです。

引用元-休日に仕事のメールをしてくる上司ってありですか? – 社会・職場 解決済 | 教えて!goo

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