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晴れ時々幸せ

メールの開封確認には、「いいえ」派が多い

      2016/03/30

メールの開封確認には、「いいえ」派が多い

大切なメールなので、相手が読んだかどうか確認したい。

相手が開封すると自動的にメッセージが送信される

便利な機能があるのですが、あまり歓迎されていないようです。

送られた方は、信頼されていないとか、今すぐ返答できない等

よく思わないケースが多く、マナー違反とも言われています。

今回は、開封確認メッセージを送信しますか?の表示で

「いいえ」を選択する理由や設定などをまとめてみました。

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Q.開封確認メールにいいえを選択した後で、再送信できますか?

時々メール受信時に、「送信者が開封確認を要求しています」というメッセージが
出るのですが、今まですぐに返事が出せそうにない場合「いいえ」として、メッセージを送らずにいました。

この機能は相手にとってはとても便利なのだろうと思うのですが、

「開封しているはずなのに、全然返事が来ない」

と思われるのはかなりストレスです。
(特に仕事中の私用メールなど)

こちらとしてもすぐに返事が出せる状況であればなんとも思わないのですが、他の作業がたてこんでいる時などは、確認だけしてしばらく保留にしたい時があります。

こういった場合に、開封メッセージを後から出すことが可能であれば、相手にとっても自分にとっても良いなと思ったのですが、そのような機能は無いものでしょうか・・。

一度既読にしてしまうともう無理なのでしょうか・・・。

引用元-Outlookの開封確認メッセージを、後から送信することは可能でしょうか。 【OKWAVE】

A.一般的に開封確認メールにいいえを選択すると再送信できない

ツール⇒オプション⇒確認メッセージ で
 
[開封確認メッセージの要求] 
 ○開封確認メッセージを送信しない ・・・・・・・・A
 ○開封確認メッセージの要求を通知する・・・・B
 ○開封確認メッセージを送信する・・・・・・・・・・C

(B)にチェックが入っていると 「開封確認メッセージを送信しますか」と出ます。
 ここで「いいえ」を選択すると 開封確認は送信されず、再送信できません。

(C)にチェックが入っていると 自動的に開封確認が送信されます。

引用元-Outlook Expressで開封確認を[いいえ]にしたあとに開封メッセージを送信 – その他(メールサービス・ソフト) 解決済 | 教えて!goo

開封確認メールにはいいえを選択する理由

開封確認メールを受け取ると、信用されていない気持ちになりますし、読んだらすぐに対応出来れば良いのですが対応出来ない場合もあるので自動で返信されると大変困ります。

ですから、私は開封確認メールを絶対に発信しませんし、開封確認メールが来れば必ず「いいえ」を選択しています。

ただし、開封確認メールに対する返答は必ずしています。

今回あなたも、開封確認メールに対して返答をすれば何の問題もないと思いますので今日か明日までに何らかの返答をするようにお勧めします。

例:メールありがとうございました。内容を確認いたしましたので○日以内にお返事いたします。
(すぐに、回答出来るのなら回答すれば良いと思いますし、手続きを進めるだけでしたら自分の取った手続き(振り込みました等)を連絡すれば良いと思います。)


引用元-取引相手へ開封確認のメールを送ってる人に質問です。相手が「開封確認メールを… – Yahoo!知恵袋

開封確認メールが迷惑メールで悪用されることもある

一見、便利なようですが、あまりオススメできる機能ではありません。

1.相手が同種のメールソフトを使っていなければ機能しません。同種のメールソフトを使っていても「開封確認メッセージを送信しない」という設定のため機能しない場合もあります。

2.相手が「開封確認のメッセージを送信しますか?」の表示で「いいえ」を選択したら開封してもメッセージは戻りません。

3.受け取った相手は「信頼されていない」気持ちになったり、表示を「うっとうしい」と不快に感じる場合さえあります。

ということで、お互い気心が知れた相手で、メールソフトも同じものを使っており、さらに事前に『こういう場合は「開封確認」で送ります』と伝えておいた上で、どうしても確認が必要なときだけ使いましょう。

→ そんな面倒なものなら使わない?それで正解でしょう。

  
最近では「迷惑メール」が、この「開封確認」を要求する場合もあり、ますます、この機能の評判は悪くなっています。

               ◆◇◆

一方で、この「開封確認メッセージの要求」表示が「うっとうしい」と感じて、自動で「開封確認メッセージを送信」する設定にしている人がいますが、迷惑メールにさえメッセージを送ってしまうので危険です。

「Outlook Express」の「ツール」メニューから「オプション」を選択、「確認メッセージ」タブ画面で「開封確認メッセージの要求」項目中の「開封確認メッセージを送信する」が選択されていたら外しましょう。

引用元-メールを相手が開いたか「開封確認」をしたい – パソコントラブルQ&A

開封確認メールは送らないのがビジネスマナー

簡単な操作で送ることができる開封確認メッセージは、相手にとっても「はい」というボタンひとつで返信できるため、負担にならないだろうと安易に使ってしまう人がいます。しかし、

開封確認メッセージは送らないのがマナー

となっています。なぜなら、自分がビジネス関係の相手から開封確認メッセージを受信した場合のことを考えてみてください。

どことなく「偉そう」な印象を受けないでしょうか?「開封確認を要求しています」という一方的なメッセージに誠意は感じられませんし、失礼な感じさえ受けます。

そのため、開封確認メッセージで「はい」を選択しない人もいます。つまり、「いいえ」を選択されるか「×」で閉じられる場合も少なからずあるのです。

「いいえ」を選択されると開封確認メールは返信されない

ため、開封確認ができないことになります。こうなると、相手の読了状況がわからないうえに、相手の印象を悪くするという負のスパイラルに陥ります。また、

開封確認メッセージは1度しか表示されない

ので、相手の操作ミスでも返信されません。つまり、いずれにしても相手の返信が頼りであることには変わりがないので、開封確認メッセージを送っても開封確認ができない場合があるということです。さらに、

Yahoo!メールなどのフリーメールや携帯メールは開封メッセージに対応していない

場合が多いので、使わないほうが無難なのです。(フリーメールについては、Yahoo!メールを利用する を参照してください)

こういった理由から、現在では開封確認メッセージは敬遠され、一概には言えませんが、マナー違反と感じる人が多いようです。安易にこの機能を使っていると、重要な取引先の印象を悪くする恐れさえありますので、しっかり覚えておいてください。

引用元-開封確認メールと重要度の設定|Liveメールの基本操作

開封確認を使わずに先方の開封状況を確認する文面

開封通知メールを使うと相手が受け取り開けたことが分かるので使いたいのは分かりますが、アンケート結果を見るとマナー違反と感じる人が多いですね。

また開封通知メールは相手がアウトルック・エクスプレス(またはアウトルック)を使っていることが前提です。

相手が違うメールソフトを使っていたり、ウェブや携帯でメールを閲覧している場合には開封通知メールは意味がありません。

ですので開封通知メールは絶対的なものではなく、届いて返事が返ってきたらラッキーという程度のものです。

開封通知メールはケースバイケースで使うのがよさそうです。重要なメールは開封通知メールにしてもかまいませんが、本文の冒頭で、開封通知メールにした主旨などを説明するべきでしょう。

説明なしで開封通知メールを送るとメールを受領した相手に不快感を与えてしまいます。相手の気持ちに配慮することが重要です。

では開封通知メールを使わない場合はどうしたらよいのでしょうか。

相手から返事がなかなか返ってこない場合は

「ひょっとすると迷惑メールに誤判定されているかもしれませんので念のため再送させていただきます」

と書いて送るのも一つの方法です。

また返事がほしい場合は、本文に相手があまり負担に感じないよう柔らかく

「できましたらお返事をいただけるとありがたいのですが」

のような文章をいれて送るとよいでしょう。

開封通知メールを使う場合は節度を守って活用しましょう。

引用元-開封通知を要求するメールはマナー違反 [企業のIT活用] All About

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