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晴れ時々幸せ

書類を上手に整理・収納したい!!

      2016/07/09

書類を上手に整理・収納したい!!

ついついたまってしまう書類。

片付けようにも、どこから手をつけたらよいのやら。

保存するものや、いずれ提出するもの、期限もまちましだしどのようなカテゴリで分ければよいのか難しいですね。

家に書類が入ってきた時が肝心!

その場で仕分けして行き場所を決めれば、後から片付ける手間もないそうです。

今回は書類の整理・収納についてまとめてみました。

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。書類の良い整理方法や収納法はありますか?

書類の収納について。

説明書などの大きさの書類はファイルに小分けしてマガジンボックスに収納していますが、はがきや長方形の封筒などの書類の整理はできておらずただ積んでいるだけになっています。

よい収納方法を教えてください。

引用元-書類の収納について。説明書などの大きさの書類はファイルに小分けしてマ… – Yahoo!知恵袋

A.一般的な回答。書類は帰ったらすぐ開封し整理収納する

すぐに紙の書類が、「地層化」してしまうタイプの方は家に帰ったら、「すぐに開封」して、必要なものかどうか仕分けをしてみては、いかがでしょうか。

外から帰ったときに、玄関先ですぐに開けて、取捨選択して、リビングまで余計な郵便物を持ち込まないのが、おすすめです。

すぐにくつろいでしまうタイプの方には「立ったまま開封」が効きます。

ソファーやいすに座ってしまうと、ついくつろいでしまって、郵便物をテーブルの上に、置いたままになってしまうからです。

ソファーでくつろぎながら封を切りたい方は、ゴミ箱をそばにおいて、必要か、いらないのモノなのか、取捨選択しながら開けるのがコツです。

引用元-★郵便物・DMは「たったまま開封」でうまく片付く!|家庭の書類整理 – 渡部亜矢 [マイベストプロ東京]

書類の整理で、収納する前にまずやること

1.家庭にある書類をすべて集める

□金融関係

銀行関連

クレジット関連

ローン関連

保険(健康・建物・車など)

厳選徴収・給与明細

年金関連

税金(確定申告・固定資産税など)

□暮らしに関するもの

取扱い説明書・保証書類

修繕・工事関連(記録など)

※日常で発生する書類

領収証・レシート類
学校や地域のおしらせ
手紙・DM類

こういった書類は使用頻度が高いのでたまにしか使わない保証書などの書類とはは別保管
整理収納の手順はほぼ同じなので整理したら普段から手に取れる場所に別収納しましょう

2 集めた情報から不要なモノを取り除く

□有効期限切れの書類

(毎年最新のモノが届く書類の場合は前年度分)

□廃棄した製品の保証書や説明書

有効期限や保管期限のない書類をどれくらいの期間保管したらいいか?
「明細関係は数年分保管したほうがいい」そうですがわたしは1年分保管しています

『1年分なのか3年分なのか?』

ここで重要なのは何年保管するのか?より
保管期限と廃棄のルールを決めておくこと

このルールがないと「なんとなく」でどんどん書類が溜まっていくので注意!!

引用元-家じゅうの書類を整理する5つのステップ | アメカヒヨリカ

書類の仕分け方

【1.「誰が」で分ける→仕事で関わる人ごとに分けて収納する方法】

人ごとに分ける場合は、各担当者、色別のクリアホルダーを用意します。

人ごとに色を変えると、一目で見分けられるので重ねておいても探す手間がかかりません。企画・イベントなどの書類は、日程が近いものを上に、日程が遠いものが下になるように、順にクリアホルダーに入れておきます。

【2.「いつ」で分ける→期限を決めて保管、終わったら処分する方法】

日程の近い書類が一番上にあるので、引き出しを開けるとすぐに内容が確認できて便利です。仕事が終わったら、紙は処分します。

すると、次の仕事が一番上にくるという仕組み。必要なくなった紙の捨て忘れも防げるので、紙の管理がスムーズにできるようになります。

【3.「何のために」で分ける→目的ごとにグループ分けして、収納する方】

契約中企業との関連書類や、年間目標・会社の行事など、行っていること・行事・目的別にグループ分けをする方法もあります。

一定期間保管しておきたい、まとまった量の書類がある場合におすすめのです。

引用元-デスクの書類が驚くほど整理される、たった3つの極意 (HARBOR BUSINESS Online) – Yahoo!ニュース

整理したファイルに見出しをつけるとわかりやすい

すでに当たり前なことですが、見出しは必ずつけておきます。

会議や提出用の大事な書類には見出しのシールを貼っていても、関連資料にはつけていないというケースもあるのでは?

忙しいと後回しにしがちですがポストイット式の見出しなら、フォルダーに入れるついでに走り書きしたまま貼れるので簡単です。

さらに見出しのタイトルについては、これも当然ながら検索しやすい名称をつけておきましょう。

その際に、次のような要素を中心に命名します。

・プロジェクト名 「○○計画」「××開発」など

・クライアント名 企業・メーカー名など

・期間名 ○○年○月~××年×月

見出しの大きさ、書体、書式も統一すると見やすく検索がラクです。

見出しのついた書類を並べる際の順序ですが、作業中で個人管理のものは時系列、保管用で共有のものは50音順といったように、ルールを定めておきましょう。

書類・資料の整理は継続的にできる方法でなければなりません。以上のポイントを目安に、仕事の特性に合わせてシンプルに整理しましょう。

引用元-2/3 3分で片付くデスクと書類整理のコツ [収納] All About

保証書や説明書のファイリングの仕方

説明書は家に入ってきた時点で表紙には保証期間を書いておきます。

以前ご紹介したこんなものもデジタル家電ではないけど、こちらに入れてあります。

説明書を見るのはお手入れ方法や使用方法を見ることも多いのですが

壊れたときに保証期間であるかをすぐに見たいので一目でわかるように全てに記入してあります。

購入したときの保証書はホッチキスでとめておきます。

修理するときに業者さんや電気屋さんに見せることもあるので、取り外しやすいようにしています。

修理したときの伝票も別のページに閉じておきます。

旦那さん用の説明書以外のモノは種類ごとにファイルにいれてあります。

掃除機などの掃除用品、加湿器、エアコンなどの季節家電という感じで大まかに分けて入れています。

無印良品ポリプロピレンバインダー

無印良品ポリプロピレンバインダーにリフィールクリアポケットを使用

取扱説明書一冊をポケットひとつに入れてあります。

処分の対象は保証期間の過ぎたもの、昨年の整理以降開いていないもの、今後も見ることのないと思われることが処分の対象になります。

引用元-[大事な書類]取扱説明書・保証書の収納。整理収納アドバイザーはこうやって保存しています♪ | 奈良の整理収納サービスなら「たのしか」

収納しなくてもよい環境を作ると楽!

■モノが少なくなる流れを作る

すべてを減らすわけではなく、活用と保管を分けて、モノの定位置を決めてコックピット化する。

本来、引き出しに収納するであろう名刺やふせんのストックは棚やクローゼットに。

書類は自宅に置いてあるハンキングフォルダーに。ふせんは机の裏に貼り付けて使用するなど、土橋さんは机の上からことごとくモノを排除している。

そして日々、溢れがちな書類や名刺などは随時処分ルールを決めている。

やるべきタスクなどを記入するふせんは机の裏にセット。

左手で1枚抜き取って、すぐに記入できるようにする。

「現在進行中の仕事は書類ケースに入れ、本など完成形ができたら捨てます。残したいものはスキャンしてハードディスクに保存。名刺も受け取った日にちを書いてスキャンしたら適切に処分します。こうすることで紙モノが増えることはありません。保存しておくのは契約書の原本くらい。DMはその場で見てすぐ捨てるなど、取りあえず置いておくという選択肢はなく、最終的にスキャンするか、捨てるかのどちらかに。そのような流れを作れば、書類や名刺は物理的になくなっていきます。イメージとしては書類が入ってくる流れに合わせて、出ていく流れを作っているという感じです」

引用元-『モノが少ないと快適に働ける』著者・土橋正さんの整理術(2)「どうすればモノが減らせるのか?」 – ライブドアニュース

とっとと捨てていい書類とは!?

問答無用で捨てるもの

・旅行に行ったときのパンフレットやチケット

・映画や美術館に行ったときのパンフレットやチケット

・ショップカード

・会員登録したショップからのお知らせ

・母校からのお知らせ

いつかスクラップブックにまとめて思い出を綺麗に保存するんだ、なんて思っていませんか?

大丈夫、ご安心ください。

絶対にやりません。

私は小5の頃からスクラップブックを作りたいと思っていますが、未だに一度も作ったことがありません。

ショップからのお知らせや母校からのお知らせは、目を通したら捨てましょう。そこにあなたの思い出はありません。

確認次第、捨てるもの

・カードの利用明細

・公共料金の利用明細

・ネット通販の利用明細

明細は、特に必要になることはありません。

カードの利用明細はネットでも見られるし個別の領収書もあるので、見たらポイします。
公共料金の利用明細も同様にですが、万が一に備えて3ヶ月保管してから捨てるのがいいみたいです。心配な方は1年分の料金推移を確認するという名目で保管して、1年経ったら捨てましょう。

引用元-給与明細って捨てていいの?一人暮らしの書類整理術 | 株式会社LIG

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